Как HR-система экономит 20% времени: новые функции HURMA для российских IT-компаний

# Как HR-система экономит 20% времени: новые функции HURMA для российских IT-компаний

Чат-бот AI Partner: управление отсутствиями в Telegram и Slack

Средний IT-специалист получает до 15 уведомлений в день от HR-системы — о пропущенных задачах, изменениях в графике, новых вакансиях. Каждое из них требует входа в систему и отвлекает от основной работы. В HURMA решили эту проблему с помощью чат-бота AI Partner, который интегрируется в Telegram и Slack без установки дополнительных приложений. За первые три месяца использования этой функции в одной IT-компании из 120 человек количество обращений в HR-отдел по вопросам отсутствия сократилось на 40%.

Функция «Відсутні сьогодні» (кто сегодня не на работе) позволяет за пару кликов узнать, кто из сотрудников в отпуске, на больничном или работает удалённо. Например, тимлид может в Slack набрать «/hurma absence today» и получить список всех отсутствующих сотрудников текущего дня. Аналогичный запрос можно сделать по конкретной команде: «/hurma absence team backend». Это особенно актуально для компаний с распределёнными командами, где сотрудники работают в разных часовых поясах.

Чек-лист внедрения чат-бота:

1. Подключите AI Partner к Telegram или Slack через настройки HURMA (раздел «Интеграции»).

2. Настройте права доступа для разных ролей — например, руководители отделов видят только свои команды, а HR-менеджеры — всех сотрудников.

3. Проведите обучающий вебинар для сотрудников: покажите, как использовать команды /hurma absence today и /hurma team [название команды].

4. Настройте уведомления: например, отправлять сводку отсутствующих сотрудников в конце каждого рабочего дня.

5. Проанализируйте статистику использования: если функция не прижилась, проведите опрос среди сотрудников, чтобы понять причину.

Сценарий использования: В компании «Альфа-Тех» 85% сотрудников работают удалённо. До внедрения чат-бота HR-менеджеры тратили по 2 часа в день на проверку отсутствий через систему. После подключения AI Partner время сократилось до 15 минут, а количество ошибок (например, неучтённые больничные) снизилось до нуля.

Планирование писем кандидатам: как рекрутеры экономят 3 часа в неделю

Среднее время ответа на кандидата в российских IT-компаниях составляет 3-5 дней, что приводит к потере до 40% потенциальных сотрудников. Одна из причин — ручная отправка писем: рекрутеры тратят до 20% рабочего времени на рассылку стандартных отказов, приглашений на собеседования и уведомлений о статусе заявки. В HURMA появилась функция отложенной отправки писем, которая решает эту проблему.

Теперь рекрутер может составить письмо кандидату и запланировать его отправку на удобное время — например, в 10:00 утра, когда кандидат с большей вероятностью его откроет. Функция доступна в профиле кандидата на вкладке «Письма»: достаточно поставить галочку «Запланировать отправку» и выбрать дату и время. Для ускорения работы предустановлены шаблоны писем, которые можно адаптировать под конкретную вакансию.

Пример из практики: В компании «Гамма-Софт» до внедрения функции рекрутеры отправляли 120 писем в неделю, тратя на это 6 часов. После внедрения они стали отправлять те же 120 писем за 3 часа, сэкономив 50% времени. Более того, среднее время ответа сократилось с 4 дней до 12 часов, что повысило лояльность кандидатов.

Таблица сравнения времени до и после внедрения:

Сценарий использования: Кандидат подал заявку на вакансию «Backend-разработчик» в 23:00. Рекрутер составляет стандартное письмо с приглашением на собеседование и планирует его отправку на 10:00 следующего дня. Кандидат получает письмо в начале рабочего дня, что увеличивает вероятность положительного ответа.

Кастомизация словарей: как настроить систему под специфику российского HR

Российские IT-компании часто сталкиваются с проблемой несоответствия стандартных HR-систем их внутренним процессам. Например, в одной компании могут использоваться нестандартные причины увольнения (например, «переезд в другой город»), а в другой — специфические форматы сотрудничества (например, «фриланс на полставки»). В HURMA появилась функция «Словники», которая позволяет добавлять кастомизированные значения в стандартные поля.

Теперь HR-менеджеры могут добавлять свои значения для таких категорий, как:

Пример настройки: В компании «Дельта-IT» используются нестандартные причины увольнения, такие как «переход в другой офис» и «переход на удалёнку». HR-менеджер добавляет эти причины в словарь «Причины увольнения» и они автоматически появляются в фильтрах на странице «Сотрудники». Это позволяет быстрее анализировать данные и готовить отчёты для руководства.

Процесс настройки:

1. Перейдите в настройки HURMA в раздел «Словники» (под пунктом «Онбординг»).

2. Выберите категорию, которую хотите кастомизировать (например, «Формат сотрудничества»).

3. Добавьте новые значения, например: «аутстаффинг», «фриланс», «гибрид».

4. Сохраните изменения — новые значения автоматически подтянутся в фильтры на странице «Сотрудники».

5. Проверьте корректность отображения в профиле сотрудника.

Результат: В компании «Эпсилон-Лаб» после настройки словарей время на анализ данных сократилось на 30%, а количество ошибок в отчётах снизилось до нуля.

Карьерный путь сотрудника: как вести историю перемещений без ошибок

В российских IT-компаниях сотрудники часто совмещают несколько ролей — например, разработчик может быть тимлидом и ментором одновременно. Раньше в HURMA нельзя было корректно отразить такие ситуации, так как система позволяла указывать только одну должность. Теперь в разделе «Карьера» можно вести несколько записей с разными периодами и ролями.

Новые возможности:

Пример из практики: В компании «Зетта-Софт» разработчик Иван Иванов совмещал роли frontend-разработчика и тимлида. Раньше HR-менеджеры могли указать только одну должность, что приводило к путанице в отчётах. После внедрения новой функции они добавили две записи: с 01.01.2023 по 30.06.2023 — frontend-разработчик, а с 01.07.2023 по настоящее время — тимлид. Теперь отчёты корректно отражают его карьерный путь.

Сценарий использования: Сотрудник переходит из отдела разработки в отдел продаж. HR-менеджер добавляет новую запись в разделе «Карьера» с указанием новой должности и даты перехода. Старая запись автоматически закрывается, а новая становится активной. В профиле сотрудника отображается актуальная должность, а история карьеры сохраняется для анализа.

Редактирование корпоративного email: как упростить процесс для сотрудников

Раньше для изменения корпоративного email сотрудника нужно было заходить в полный редактор профиля, что занимало до 5 минут и требовало дополнительных согласований. Теперь эта функция упрощена: изменить email можно прямо из боковой панели «Контакты» в профиле сотрудника. После изменения система автоматически отправляет сотруднику уведомление с новыми данными для входа.

Процесс изменения email:

1. Откройте профиль сотрудника в HURMA.

2. Перейдите в боковую панель «Контакты».

3. Нажмите «Редактировать» рядом с полем «Электронная почта».

4. Введите новый email и сохраните изменения.

5. Система автоматически отправит сотруднику письмо с новыми данными для входа.

Пример из практики: В компании «Йота-Тех» HR-менеджер ежемесячно обрабатывала до 10 запросов на изменение email. После внедрения новой функции время на обработку каждого запроса сократилось с 5 до 1 минуты, а количество ошибок (например, отправка писем на неверный адрес) снизилось до нуля.

Важно: После изменения email не забудьте уведомить сотрудника о новых данных для входа, чтобы избежать проблем с доступом к системе.

Итоги: как новые функции HURMA решают ключевые задачи российских IT-компаний

Российские IT-компании сталкиваются с рядом уникальных вызовов: распределённые команды, удалённая работа, специфические форматы сотрудничества и высокие требования к скорости найма. Новые функции HURMA решают эти задачи, экономя время HR-специалистов и улучшая качество обслуживания сотрудников и кандидатов.

Ключевые преимущества:

- Экономия времени: Чат-бот AI Partner сокращает время на проверку отсутствий на 85%, а планирование писем — на 50%.

- Улучшение коммуникации: Отложенная отправка писем кандидатам сокращает среднее время ответа с 4 дней до 12 часов.

- Гибкость настройки: Функция «Словники» позволяет адаптировать систему под внутренние процессы компании.

- Корректность данных: Новые возможности ведения карьерного пути и редактирования email снижают количество ошибок в отчётах.

Если ваша IT-компания сталкивается с проблемами в HR-процессах, попробуйте HURMA — система, которая уже доказала свою эффективность в российских компаниях. [Оставьте заявку](#request) для тестирования или онлайн-демонстрации.

Дополнительные материалы: