Как организовать претензионную работу в IT-компании: от документов до сроков

# Как организовать претензионную работу в IT-компании: от документов до сроков

Нормативная база и современные подходы

Претензионная работа в IT-компаниях России регулируется рядом законодательных актов. До 1995 года порядок урегулирования споров был установлен Положением 1992 года, но оно было отменено в связи с введением в действие Арбитражного процессуального кодекса РФ. В результате сроки рассмотрения претензий увеличились до полугода и более, что создавало значительные риски для бизнеса.

Сейчас претензионный порядок не является общим правилом, но для некоторых категорий споров он обязателен. Например, законодательство о транспорте и связи устанавливает обязательный претензионный порядок урегулирования споров. В других случаях стороны могут договориться о претензионном порядке урегулирования споров, что позволяет сократить сроки рассмотрения и снизить риски.

В IT-компаниях претензионная работа должна быть организована строго по нормативным актам. Это позволяет избежать ошибок и ускорить процесс урегулирования споров. Например, в одной IT-компании из 50 человек претензионная работа была организована по инструкции, утвержденной руководством. В результате срок рассмотрения претензий сократился с 45 до 15 дней.

Организация претензионной работы

Претензионная работа должна быть организована соответствующим образом. Для этого на предприятии разрабатывается и утверждается локальный нормативный акт о порядке организации и ведения претензионной работы. В этом документе должно быть определено, какая служба или должностное лицо ведет претензионную работу.

Регистрация и учет претензий решают несколько задач: во-первых, обеспечивается сохранность документов, во-вторых, ведется контроль за своевременностью рассмотрения претензий. Кроме того, регистрация и учет претензий позволяет вести аналитическую работу: анализировать причины возникновения претензий и разрабатывать предложения по совершенствованию деятельности организации.

В одной IT-компании претензионная работа была организована по следующей схеме:

1. Претензия регистрируется в службе ДОУ.

2. Претензия передается в юридическую службу.

3. Юридическая служба проверяет обоснованность претензии и передает ее в подразделение, которое ведет работу по договору.

4. Подразделение готовит заключение и передает его в юридическую службу.

5. Юридическая служба готовит ответ на претензию и передает его в подразделение.

6. Подразделение передает ответ на претензию контрагенту.

Претензия как документ

Претензия оформляется на бланке письма организации и подписывается руководителем или его заместителем. В претензии должно быть указано наименование организации, которой предъявляется претензия, с указанием организационно-правовой формы, полного наименования и почтового адреса организации.

Требования в претензии должны излагаться конкретно и четко. Если претензионные требования подлежат денежной оценке, в претензии должна быть указана требуемая сумма и приведен ее расчет. Это необходимо для того, чтобы ответчик мог проверить обоснованность претензии.

Претензия может содержать альтернативные требования. Например, если претензия предъявляется в связи с недостачей товара, получатель может потребовать либо возвратить стоимость оплаченного, но не полученного товара, либо дослать недостающее количество товара.

В претензии должны содержаться ссылки на дату и номер договора, в связи с которым предъявляется претензия, ссылки на даты и номера документов, подтверждающих претензию. Например, если претензия предъявляется в связи с недостачей товара, в ней должны быть даны ссылки на товарно-транспортную накладную, доверенность и другие документы, по которым получен товар, ссылки на документ, в котором зафиксирована недостача товара.

Сроки предъявления и исполнения претензий

При ведении претензионной работы большое значение имеют сроки предъявления и исполнения претензий. Гражданским кодексом РФ установлен срок исковой давности – 3 года. Организации должны стремиться к тому, чтобы максимально сократить сроки претензионной работы.

Большинство организаций при ведении претензионной работы продолжают придерживаться 30-дневного срока рассмотрения претензий. Транспортное законодательство и законодательство о связи устанавливают иные сроки предъявления претензий. Например, Законом РФ «О связи» установлены следующие сроки предъявления претензий:

В IT-компаниях сроки рассмотрения претензий должны быть согласованы с контрагентами. Например, в одной IT-компании срок рассмотрения претензий был сокращен с 30 до 15 дней после согласования с контрагентами. В результате количество споров, переданных в арбитражный суд, сократилось на 30%.

Заключение

Претензионная работа в IT-компаниях должна быть организована строго по нормативным актам. Это позволяет избежать ошибок и ускорить процесс урегулирования споров. Если нужна помощь с настройкой процесса – [оставьте заявку](#request).