Как правильно вести трудовую книжку в 2024 году: инструкция для HR-специалистов

# Как правильно вести трудовую книжку в 2024 году: инструкция для HR-специалистов

Основные изменения в законодательстве

С 11 ноября 2003 года в России действует новая Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ № 69. Эта инструкция заменила действовавшую с 1974 года и ввела ряд важных изменений в оформление документов.

Одним из ключевых требований является стандартизация формата дат. Теперь все даты должны быть записаны цифровым восьмизначным способом: дд.мм.гггг. Это касается как даты рождения работника, так и всех остальных дат в трудовой книжке. Например, вместо «10.05.2023» нужно писать «10.05.2023».

Также введены новые формы документов: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти документы необходимы для контроля за использованием бланков и обеспечения их правильного учета.

Оформление и заполнение трудовых книжек

Титульный лист

На титульном листе трудовой книжки должны быть указаны следующие данные:

1. Фамилия, имя, отчество работника (на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность)

2. Дата рождения (в формате дд.мм.гггг)

3. Дата заполнения трудовой книжки (в формате дд.мм.гггг)

4. Подпись работника

5. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек

6. Печать организации

При заполнении титульного листа запрещено использовать сокращения. Например, вместо «РФ» нужно писать «Российская Федерация», а вместо «пр.» — «приказ».

Раздел «Сведения о работнике»

В этом разделе указываются данные о работнике, его образовании и профессиональной подготовке. Все записи должны быть сделаны на основании соответствующих документов, таких как паспорт, аттестат, диплом и т.д.

При изменении данных в разделе «Сведения о работнике» (например, при изменении фамилии или даты рождения) нужно зачеркнуть старую запись тонкой чертой и сделать новую запись рядом. Это правило не относится к изменениям в данных об образовании, которые должны быть добавлены без зачеркивания старых записей.

Раздел «Сведения о работе»

В этом разделе указываются данные о работе работника, его должности, зарплате и других аспектах трудовой деятельности. Все записи должны быть сделаны на основании приказов, распоряжений и других документов работодателя.

При изменении данных в разделе «Сведения о работе» нужно сделать специальную запись об этом. В соответствующем разделе трудовой книжки проставляется очередной порядковый номер записи, дата внесения исправления и указание, что предыдущая запись недействительна. После этого записывается правильная формулировка и ссылка на документ-основание.

Заполнение сведений об увольнении

Раздел «Сведения об увольнении» является одним из самых важных в трудовой книжке. Здесь указываются данные об увольнении работника, причины увольнения и другие важные сведения.

При заполнении этого раздела нужно соблюдать следующие правила:

1. Все записи должны быть сделаны на основании приказов, распоряжений и других документов работодателя

2. Запрещено использовать сокращения

3. Все даты должны быть записаны в формате дд.мм.гггг

4. При изменении данных в этом разделе нужно сделать специальную запись об этом

Примеры записей в этом разделе могут быть следующими:

Использование штампов и автографов

При заполнении трудовых книжек можно использовать штампы и автографы для упрощения процесса. Например, для заверения исправлений на титульном листе можно использовать штамп с надписью «Трудового кодекса Российской Федерации».

Также можно использовать штампы для оформления подписей руководителей и сотрудников кадровой службы. Например, штамп с реквизитами подписи (должность и расшифровка) может быть использован для оформления подписи генерального директора.

Использование штампов и автографов позволяет сократить время на заполнение трудовых книжек и минимизировать ошибки. Однако важно помнить, что все записи в трудовой книжке должны быть сделаны на основании соответствующих документов.

Вывод

Соблюдение требований Инструкции по заполнению трудовых книжек является важным аспектом работы HR-специалистов. Правильное заполнение трудовых книжек позволяет избежать ошибок и конфликтов, связанных с трудовым законодательством.

Если у вас возникли вопросы по заполнению трудовых книжек или вам нужна помощь в настройке процесса — [оставьте заявку](#request).