Как рассчитать продуктивность сотрудников: гайд для HR-директора

# Как рассчитать продуктивность сотрудников: гайд для HR-директора

Почему важно считать продуктивность в офисе?

Продуктивность — это ключевой показатель, который помогает бизнесу принимать обоснованные решения. В условиях цифровизации и удалённой работы её измерение становится особенно важным. Вот основные причины, почему HR-директорам стоит уделять внимание этому показателю:

- Оптимизация рабочей силы — расчёт продуктивности позволяет компании анализировать текущий состав сотрудников и вносить корректировки в графики работы, структуру подразделений, сокращать операционные расходы и повышать эффективность сотрудников.

- Финансовый эффект — продуктивность помогает контролировать финансовые показатели компании. В условиях динамичного рынка можно быстро адаптировать процессы и рабочие потоки, чтобы максимизировать прибыль при сохранении уровня усилий.

- Мониторинг изменений — продуктивность позволяет отслеживать изменения в работе компании и своевременно реагировать на них. Это помогает выявлять сигналы, которые могут привести к ухудшению показателей.

- Управление бизнесом — понимание уровня продуктивности позволяет HR-директору лучше управлять компанией, удовлетворять потребности клиентов и выявлять проблемы в операционной деятельности. Это также помогает определить, нужно ли расширять команду или внедрять новую модель работы.

Как рассчитать продуктивность сотрудников

Существует простая формула для расчёта продуктивности: Продуктивность = Выход / Вход. Но как её применить на практике?

Пример 1: Производство ноутбуков

Рассмотрим компанию, которая производит ноутбуки. В течение одного месяца она выпускает 200 000 устройств. У компании 40 сотрудников, которые работают 18 дней в месяц, по 9 часов в день, в течение 6 месяцев.

Детали

Для расчёта общего входа данных выполните следующее:

Вход = 40 (количество сотрудников) × 9 (часы работы в день) × 6 (месяцы) × 18 (рабочих дней в месяце) = 38 880 часов

Продуктивность = 200 000 / 38 880 = 5,14

Это означает, что за каждый час работы производится 5,14 ноутбука.

Пример 2: Внедрение менеджера по операциям

Теперь представим, что компания наняла менеджера по операциям, который оптимизировал процессы и рабочие потоки. В результате количество произведенных ноутбуков увеличилось, но усилия сотрудников остались прежними. В итоге данные выглядят так:

Детали

Выход = 6,8

Разница в продуктивности составила 1,66, что говорит о значительном влиянии одного найма на общие показатели продуктивности и общий выход.

Другие методы измерения продуктивности

Формула Выход / Вход полезна, но не единственная. Она подходит для ситуаций, когда выход можно измерить количественно. Однако для ролей, таких как HR, где выход не всегда можно измерить числом, существуют другие методы:

#### Онлайн-время и управление проектами

Современные технологии позволяют отслеживать продуктивность сотрудников в режиме реального времени. Это особенно полезно для команд, работающих удалённо или использующих таймшиты. Примеры таких инструментов: ProofHub, Hubstaff, ActivTrak, Asana и Trello. Однако важно не переходить границы и не создавать впечатление, что вы следите за сотрудниками.

#### 360-градусная обратная связь

Ещё один эффективный метод — получение обратной связи от коллег. 360-градусная обратная связь включает мнения начальников, подчинённых и ключевых стейкхолдеров. Это помогает оценить, как сотрудник выполняет свои обязанности и достигает целей, как это видят окружающие. Этот метод особенно полезен в командах, где много взаимодействия и общения.

#### Управление по целям

Этот метод предполагает четкое определение целей сотрудника и предоставление необходимых инструментов для их достижения. Например, если цель — увеличить продажи на 50%, нужно обеспечить сотрудника необходимыми технологиями, обучением, мотивацией и т.д. Регулярные встречи помогают выявлять барьеры и отслеживать прогресс. Полугодовые и квартальные отчеты также полезны для контроля выполнения целей.

Что учитывать при расчёте продуктивности

При расчёте продуктивности важно учитывать множество факторов:

- Отраслевые особенности — не все отрасли работают одинаково. В производстве или продажах продуктивность легко измерить количественно. Например, в IFC указано, что 80% звонков в службу поддержки должны быть приняты за 20 секунд. Однако в некоторых отраслях продуктивность сложнее измерить. Здесь полезны методы управления по целям и 360-градусная обратная связь.

- Цели и бенчмарки организации — можно использовать внешние бенчмарки для оценки продуктивности рабочей силы. Например, среднее количество продаж в час в определенной отрасли или процент отказов в продажах. Однако это не подходит для всех должностей. Для сервисных ролей полезно устанавливать внутренние бенчмарки и цели.

- Эффективность и продуктивность — важно отличать продуктивность от эффективности. Продуктивность показывает выход за время, а эффективность — качество выполнения задачи. Например, один сотрудник может разработать три презентации за неделю, а другой — 20 презентаций за тот же период.

Как повысить продуктивность сотрудников

Повышение продуктивности — это сложный процесс, который требует времени и усилий. Вот несколько способов, которые помогут вам в этом:

- Автоматизация рутинных задач — в HR автоматизация может включать планирование собеседований, подписание документов на входе и т.д. В то же время, когда задачи автоматизированы, нужно развивать навыки сотрудников в других областях. Например, в HR это может быть развитие бизнес-компетенций или стратегии и лидерства.

- Работа над вовлечённостью сотрудников — вовлечённость и продуктивность тесно связаны. Исследования показывают, что вовлечённые сотрудники на 17% продуктивнее своих коллег. Это значительная разница, если рассчитать её на всю организацию.

- Чёткое определение продуктивности для каждой роли и команды — каждый должен понимать, что значит быть продуктивным. Это также включает установление чётких целей. Продуктивность будет разной для разных ролей, и, соответственно, методы её измерения тоже будут различаться. Годовой аудит продуктивности в компании также может быть полезен. Это поможет понять, как все части организации работают вместе, и выявить барьеры для продуктивности. Для объективного анализа можно привлечь внешнего аналитика.

Заключение

Расчёт продуктивности — это сложный процесс, который требует сбора большого количества данных и регулярного отслеживания. Важно учитывать индивидуальные особенности сотрудников и не считать всех одинаковыми. Также не стоит забывать о факторах, влияющих на продуктивность — годах опыта, образовании и даже уровне стресса. Как только вы внедрите систему, вы сможете легко выявлять изменения в продуктивности и разрабатывать меры для достижения целевой продуктивности. Если вам нужна помощь с настройкой процесса — [оставьте заявку](#request).