Согласие на обработку персональных данных при приёме на работу: что нужно знать HR и руководителям

# Согласие на обработку персональных данных при приёме на работу: что нужно знать HR и руководителям

Основные понятия и риски

Согласно ст. 6.1 ФЗ № 152 «О персональных данных», работодатель обязан получать письменное согласие работника на обработку его персональных данных. Это не просто формальность — это юридическая обязанность, которая может привести к штрафам (до 500 тыс. ₽) и судебным искам, если нарушена.

Обработка персональных данных включает:

1. Сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, распространение, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных

2. Автоматизированную обработку персональных данных

3. Передачу персональных данных на территорию РФ

Конфиденциальность — это обязательное требование к защите данных, которое работодатель должен обеспечивать. Нарушение конфиденциальности может привести к убыткам компании (например, утечка данных клиентов или сотрудников).

Примеры нарушений:

Как оформляется согласие?

Согласие на обработку персональных данных при приёме на работу должно быть письменным и содержать:

1. ФИО работника

2. Цель обработки (например, «для оформления трудового договора»)

3. Перечень документов, которые могут быть обработаны

4. Перечень действий с персональными данными

5. Срок действия согласия

Пример согласия:

> «Я, Иванов Иван Иванович, даю согласие на обработку своих персональных данных (ФИО, паспортные данные, образование, предыдущие места работы) в целях оформления трудового договора и ведения кадрового учёта. Срок действия согласия — 5 лет с момента подписания.»

Что если работник откажется?

Если сотрудник не даст согласие, работодатель не может оформить с ним трудовой договор. Однако есть исключения:

1. Обработка данных для защиты здоровья (например, перевод на более лёгкий труд)

2. Передача данных в военкоматы, пенсионные фонды, страховые компании

3. Исполнение трудового договора

4. Статистическая обработка данных при обезличивании

Что включают персональные данные?

Персональные данные работника включают:

Пример личной карточки сотрудника (форма Т-2):

Что если данные неполные?

Если при приёме на работу не собраны все данные, работодатель может отказать в трудоустройстве. Однако, если данные можно получить позже (например, после трудоустройства), работодатель может временно оформить договор, но с условием уточнения информации в течение 30 дней.

Доступ к персональным данным

К персональным данным имеют доступ:

1. Директор компании

2. HR-менеджеры

3. Бухгалтерия

4. Отдел безопасности

5. Руководители подразделений (только данные своих подчинённых)

6. Специалисты, ответственные за кадровый учёт

Пример нарушения:

Если бухгалтер узнал о том, что сотрудник имеет корпоративную пенсию, и использовал эту информацию для повышения зарплаты без согласия, это может быть расценено как нарушение конфиденциальности.

Что если данные утеряны?

Если персональные данные были утеряны или раскрыты без согласия, работодатель обязан:

1. Уведомить сотрудника и ФНС

2. Принять меры по защите данных

3. Возместить ущерб (если он был)

Как минимизировать риски?

1. Обучайте сотрудников — проводите тренинги по защите персональных данных

2. Шифруйте данные — используйте защищённые базы данных и облачные хранилища

3. Ограничьте доступ — давайте доступ только тем сотрудникам, кто действительно нуждается в данных

4. Контролируйте удаление данных — удаляйте данные после увольнения или по истечении срока хранения

5. Проводите аудиты — регулярно проверяйте, как обрабатываются персональные данные

Чек-лист для HR:

Сценарий:

В одной IT-компании из 50 человек HR-менеджер обнаружил, что бухгалтер использовал данные о корпоративной пенсии для повышения зарплаты сотрудников. После проверки выяснилось, что бухгалтер действовал без согласия сотрудников. Компания была оштрафована на 300 тыс. ₽, а также уведомила всех сотрудников о нарушении. Для предотвращения подобных ситуаций компания ввела строгие правила доступа к данным и провела переобучение сотрудников.

Если вам нужна помощь с настройкой процесса согласия на обработку персональных данных — [оставьте заявку](#request).