Трудовая книжка: что нужно знать HR-директорам и кадровикам в 2024 году

# Трудовая книжка: что нужно знать HR-директорам и кадровикам в 2024 году

Зачем нужна трудовая книжка в современном HR-процессе

Трудовая книжка остается одним из ключевых документов в трудовом праве России. Несмотря на цифровизацию кадровых процессов, она по-прежнему обязательна для оформления приема на работу, расчета трудового стажа и назначения пенсий.

В 2024 году особенно актуальна тема трудовой книжки из-за введения индивидуального учета в пенсионной системе. Теперь работодатели должны учитывать не только стаж, но и страховые взносы сотрудников, что требует точного ведения учетных документов.

Кроме того, трудовая книжка используется при назначении пособий по временной нетрудоспособности и расчете непрерывного трудового стажа. В крупных компаниях с большим количеством сотрудников (более 500 человек) это может быть особенно сложно, так как требует строгого контроля за всеми документами.

История трудовой книжки: от советских времен до цифровой эпохи

Первая трудовая книжка появилась в СССР в 1938 году. Тогда же был установлен плата за бланк — 25 копеек, а за утерю — штраф в 25 рублей. Форма трудовой книжки менялась несколько раз, но ее основная структура оставалась неизменной.

В 1973 году Совет Министров СССР утвердил новую форму трудовой книжки, которая просуществовала до 2004 года. В этот период трудовая книжка была основным документом о трудовой деятельности граждан, и ее выдача сопровождалась торжественной обстановкой.

С 2004 года введена новая форма трудовой книжки, которая отличается от старой гербом РФ, серым цветом обложки и уменьшенным форматом. В новой версии также внедрены скрытые средства защиты от подделок, такие как светящаяся в ультрафиолете надпись и специальный шов.

Таблица: серии трудовых книжек по годам выпуска

Порядок приобретения и учета трудовых книжек

В 2024 году работодатели должны знать, как правильно приобретать и учитывать трудовые книжки. Производителем бланков является Московская печатная фабрика «Гознак», которая заключает договоры только с организациями, обеспечивающими должную охрану документов.

Для получения бланков трудовых книжек работодателю необходимо оформить письмо-заявку на фирменном бланке с указанием количества необходимых форм. На сегодняшний день на распространение трудовых книжек уполномочены ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы» и ЗАО «Разносбыт».

Чек-лист: что нужно для правильного учета трудовых книжек

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

3. Пронумерованные и прошнурованные листы

4. Заверенные подписью руководителя и печатью организации

5. Скрепление сургучной печатью (по возможности)

6. Учет серий и номеров бланков

7. Учет стоимости бланков

8. Оформление актов о списании испорченных бланков

Порядок выдачи и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка является личным документом работника, но весь период его работы она хранится в отделе кадров. Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Пример: как оформлять прием на работу с использованием трудовой книжки

1. Сотрудник подает заявление о приеме на работу

2. Кадровик проверяет документы и заполняет трудовую книжку

3. Сотрудник получает трудовую книжку и заполняет ее

4. Трудовая книжка передается в отдел кадров

5. В Книгу учета движения трудовых книжек вносятся соответствующие данные

Как защитить трудовую книжку от подделок

В 2024 году особенно важно знать, как защитить трудовую книжку от подделок. В новой версии трудовой книжки внедрены скрытые средства защиты, такие как светящаяся в ультрафиолете надпись и специальный шов.

Кроме того, важно знать, как правильно оформлять трудовую книжку при приеме на работу и как хранить ее в отделе кадров. В крупных компаниях с большим количеством сотрудников это может быть особенно сложно, так как требует строгого контроля за всеми документами.

Сценарий: что делать, если трудовая книжка поддельная

1. Проверить подлинность трудовой книжки

2. Установить, кто подделал документ

3. Оформить увольнение сотрудника

4. Наложить штраф на работодателя

5. Провести проверку кадровой службы

Если вам нужна помощь с настройкой процесса работы с трудовыми книжками — [оставьте заявку](#request).